L'Assemblée Générale des copropriétaires a pour objet de réunir au moins une fois par an tous les propriétaires de l'immeuble afin d’approuver les comptes de l’année précédente et voter le budget prévisionnel de l’année à venir. Elle prend également les décisions concernant la copropriété, tels que le fonctionnement et la conservation de l’immeuble.

 

> Convocation de l'assemblée

Elle est réunie à l'initiative du syndic, mais elle peut également être demandée par le conseil syndical ou par des propriétaires représentant au moins un quart des voix de l'ensemble des copropriétaires. Dans ce cas, la demande doit être notifiée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception et doit préciser les questions que l'on souhaite voir inscrire à l'ordre du jour.

Sauf cas d’urgence, la convocation à l'assemblée par le syndic doit être adressée au moins vingt et un jours à l'avance soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise directement aux copropriétaires contre émargement.

À savoir : en cas de catastrophe technologique endommageant les parties communes de l’immeuble, le syndic doit convoquer sous quinze jours l’assemblée générale des copropriétaires qui doit se réunir dans les deux mois suivant la catastrophe, ceci afin d’autoriser le syndic à engager les travaux de remise en état rendus nécessaires compte tenu du caractère urgent.

Si l’envoi de la convocation est fait en recommandé, le délai commence le lendemain du jour de la première présentation de la lettre au domicile du copropriétaire.

La convocation indique le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et rappelle les modalités de consultation des pièces justificatives non annexées à l’ordre du jour.

 

> Participants à l'assemblée

Ce sont : chaque propriétaire - pour des époux une seule convocation suffit, dès lors qu’elle est adressée aux deux noms -, les vendeurs et locataires accédants, chacun des associés d’une SCI si tel est le cas et enfin les nus-propriétaires et les usufruitiers, sauf si le règlement de copropriété en dispose autrement. Concernant les locataires de la copropriété, ils sont admis à assister à l’assemblée et peuvent formuler des observations sur les questions inscrites à l’ordre du jour seulement s’ils sont représentants d’une association de locataires siégeant à la commission nationale de concertation.
Un participant prévu par la loi qui n’aurait pas été convoqué a la possibilité de demander l’annulation de l’assemblée devant le tribunal de grande instance. Le délai pour agir en justice est de deux mois.
En cas d'impossibilité, les copropriétaires peuvent se faire représenter par un mandataire : un propriétaire ou un accédant peut en effet désigner une personne de son choix pour le représenter et voter à sa place. Cette personne peut être un autre propriétaire, voire un tiers (un parent par exemple). Celui-ci doit présenter son pouvoir au début de l’assemblée.
À savoir : les membres du syndic n’ont pas le droit d’être mandataires.
Certaines personnes étrangères à la copropriété peuvent aussi assister à l’assemblée si elles y sont autorisées par le président ; il est même admis par la jurisprudence que si aucun copropriétaire ne s’y oppose, toute personne puisse y assister, sans qu’il y ait besoin d’un vote spécial des copropriétaires. Ainsi, le conjoint d’un copropriétaire peut assister à la séance mais ne peut prendre part ni aux débats, ni aux votes.
Pour la présence d’un huissier souhaitée par un copropriétaire, ce dernier doit au préalable faire une requête auprès du président du tribunal de grande instance qui désignera l’huissier, sauf si le copropriétaire demandeur a commis une faute.

 

> Ordre du jour

L'ordre du jour est fixé par le syndic, en principe en concertation avec le conseil syndical. Ce n’est pas une obligation sauf si le règlement de copropriété l’impose.

L’ordre du jour doit impérativement figurer sur la convocation. À défaut, les décisions prises pourront être annulées. Il est conseillé que l’ordre du jour indique quelle majorité de voix est requise pour chaque résolution, même si ce n’est pas impératif.

Les votes ne concernent que les questions inscrites sur la convocation, mais l’assemblée peut examiner d’autres questions non inscrites, sans toutefois d’effet décisoire.

Les documents permettant les décisions des copropriétaires doivent être annexés à l’ordre du jour en distinguant ceux nécessaires aux votes et ceux donnés à titre d’information. Ainsi, doivent être joints l’état des comptes, le projet de budget prévisionnel, les différents devis en cas de travaux, etc. Un pouvoir de représentation est également joint à l’envoi.

Les questions portées à l’ordre du jour doivent être libellées de manière aussi précise que possible, en évitant les formules vagues et équivoques qui pourraient donner lieu à contestation future.

Les copropriétaires ou le conseil syndical peuvent, à tout moment de l’année, demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Il convient que la question arrive au syndic en temps utile pour être prise en compte, c'est-à-dire bien avant l’envoi des convocations. En cas de demande trop tardive, la question sera portée à l’assemblée générale suivante.

 

> Tenue de l'assemblée

En premier lieu, l’assemblée élit un président de séance ainsi que deux scrutateurs parmi les copropriétaires présents et un secrétaire de séance. Le syndic ne peut pas assumer les fonctions de président, de même que ses collaborateurs, mais peut faire fonction de secrétaire de séance et c’est en général lui qui rédige le procès-verbal.

Au début de la réunion, une feuille de présence indique le nom de chacun des participants ainsi que le nombre de voix dont il dispose. Cette feuille de présence est émargée par chaque copropriétaire présent ou son mandataire et certifiée exacte par le président. Elle sera annexée au procès-verbal de l’assemblée.

À savoir : si le participant arrive en retard ou part avant la fin de l’assemblée, il a tout intérêt à le signaler par écrit, sur la feuille de présence, car seuls les copropriétaires défaillants peuvent contester les délibérations votées.

Les pouvoirs adressés au syndic « en blanc » par des copropriétaires absents qui souhaitent se faire représentés sont redistribués par le syndic à d’autres copropriétaires, puisque lui-même ne peut pas être mandataire.

Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part des parties communes. Si l’un d’entre eux possède à lui seul une quote-part de ces parties communes supérieure à la moitié de tous les autres copropriétaires, son nombre de voix ne peut dépasser celui de l’ensemble des voix de ces autres copropriétaires. Cependant, certains votes sont fait proportionnellement aux dépenses supportées par les copropriétaires. Cela concerne des éléments d’équipement (ascenseur par exemple) ou encore certaines parties communes (parking par exemple).
Enfin, chaque mandataire ne peut détenir plus de trois mandats, sauf si le total des voix dont il dispose n’excède pas 5 % des voix de la copropriété.

> Les décisions de l'assemblée

Les scrutateurs assistent le président pour les débats et pour le décompte des votes. Les délibérations ne peuvent porter que sur les sujets inscrits à l'ordre du jour.
Le président rappelle les résolutions proposées dans l’ordre du jour et indique les majorités requises pour chaque décision, la loi ayant prévu des règles de majorité différentes selon l’importance de la délibération.
Chacune des résolutions doit être votée une par une.
Les participants peuvent voter à main levée ou par bulletin nominatif, ce qui permet d’identifier ceux qui ne sont pas d’accord avec la décision prise.

Trois majorités différentes pour voter les décisions sont donc prévues :

La majorité simple (article 24 de la loi) : la majorité simple correspond à la majorité des voix exprimées des seuls copropriétaires présents et représentés à l’assemblée. Il n’est pas tenu compte des abstentionnistes ; cette majorité est donc atteinte lorsque le nombre de voix positives est supérieur au nombre de voix négatives. Le copropriétaire a donc tout intérêt à s’impliquer, pour ou contre la décision.
Cette majorité concerne notamment l'exécution de travaux d'entretien courant ou la simple administration de l'immeuble [exemples : ravalement non obligatoire de l'immeuble (assimilable à un entretien) ; réfection d'une toiture ; remplacement à l'identique d'une chaudière]. Également, les travaux d’accessibilité aux personnes handicapées, sous réserve que ces travaux n’affectent pas la structure de l’immeuble ou ses éléments essentiels.

La majorité renforcée ou absolue (article 25 de la loi) concerne les voix de tous les copropriétaires : toutes les voix sont prises en compte, même celles des copropriétaires absents et non représentés. Elle concerne des décisions de désignation ou révocation du syndic et des membres du conseil syndical, la modification de la répartition des charges, les modalités d'exécution de travaux obligatoires (ravalement), les travaux d'économie d'énergie portant sur l’isolation thermique du bâtiment, le renouvellement de l’air, le système de chauffage et la production d’eau chaude, la mise en conformité aux normes d'habitabilité de l’immeuble, l'accessibilité de l'immeuble aux personnes handicapées (lorsque la décision ne relève pas de la majorité simple), l'installation d'une antenne collective de radiodiffusion ou de raccordement à un réseau câblé ou encore les dispositifs de fermeture de l’immeuble.
À défaut de décision positive sur l’un des points relevant de la majorité de l’article 25, un second vote peut intervenir au cours de la même séance lorsque l’assemblée a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. Les copropriétaires peuvent également décider que la question sera revotée lors d’une prochaine assemblée.

La double majorité (article 26 de la loi) est la majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix. Cette majorité est réservée aux actes importants : les actes d’acquisition immobilière, la modification des clauses du règlement relatives à la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes, les aliénations des parties communes, les travaux comportant des transformations, additions ou améliorations, à l’exception de ceux prévus à l’article 25 et enfin le cas des modalités des portes d’accès à l’immeuble, voire la fermeture totale de l’immeuble si celle-ci est compatible avec l’exercice d’une activité autorisée par le règlement de copropriété. Cette dernière décision est valable jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale.
À défaut de décision positive, c'est-à-dire que la délibération n’obtient pas la double majorité mais qu’elle recueille au moins les deux tiers des voix des copropriétaires présents et représentés, une deuxième assemblée générale peut statuer à la même majorité. Dans cette hypothèse, la convocation de la seconde assemblée doit respecter les formes et les délais légaux (lire ci-dessus).

 

> Le procès-verbal

Le procès-verbal reproduit chaque question figurant à l’ordre du jour et chaque délibération. Le résultat de chaque vote est inscrit, de même que des réserves qui seraient émises par les participants, le cas échéant. Les noms des participants qui se sont opposés ou qui se sont abstenus sont notés. À la fin de la séance, le procès-verbal est signé par le président, les scrutateurs et le secrétaire de séance. Il est notifié dans le délai de deux mois par lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des copropriétaires opposants ou absents et non représentés. Cette notification fait courir le délai de contestation de deux mois. Il est envoyé en lettre simple aux copropriétaires qui ont voté favorablement toutes les résolutions. Le procès-verbal est conservé par le syndic dans un registre.

Textes de référence

Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et décret n° 67-223 du 17 mars 1967