ASTRIA et Vous n°11 > Décembre 2006

    
   

> Nouvelles règles de comptabilité applicables aux copropriétés

Les nouvelles règles comptables applicables aux copropriétés bâties, issues du décret du 14 mars 2005 et d’un arrêté du 14 mars 2005 et reportées à deux reprises, vont entrer en vigueur le 1er janvier 2007.

    
   
Ces règles s’appliquent à tous les syndicats de copropriétaires, à l’exception des petites copropriétés, c'est-à-dire les copropriétés comportant moins de dix lots et ayant moins de 15 000 euros de budget prévisionnel (1). Par ailleurs, la comptabilité du syndic échappe à ces règles, de même que la comptabilité des unions de syndicats et celle des associations syndicales de copropriétaires. Les statuts de ces dernières peuvent cependant prévoir que leurs comptes seront tenus conformément aux règles comptables applicables aux syndicats de copropriétaires.
Les comptes des syndicats devront être tenus conformément à ces règles à partir du premier exercice comptable commençant à compter du 1er janvier 2007.
   
   


La nouvelle comptabilité des syndicats de copropriétaires est fondée sur les principes suivants :

Une comptabilité d’engagement

Le deuxième alinéa de l’article 14-3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (modifié par la Loi n° 2006-872 du 13 juillet 2006, article 92) précise que « les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic, indépendamment de leur règlement. L’engagement est soldé par le règlement ».
Cette comptabilité d’engagement s'oppose à la notion de comptabilité de trésorerie, où l'on ne comptabilise les dépenses que quand elles sont payées. Ainsi, une dépense engagée va être comptabilisée avant même que le règlement soit effectué.
Cette mesure permet de connaître, à la clôture de l’exercice, la situation financière exacte de la copropriété.

Un système dit « en partie double »

Les écritures sont passées selon le système dit en « partie double ». Dans ce système, tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit l’équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.

Une comptabilité standardisée

. Les provisions sur charges :

Ce sont les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l’approbation des comptes du syndicat.

. Les avances :

Ce sont les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l’assemblée générale, à constituer des réserves ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d’entre eux. Les avances sont remboursables contrairement aux provisions.

. Les charges :

Elles sont considérées comme contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat. Il existe des charges courantes et des charges pour les travaux et opérations exceptionnelles, qui sont décidés par l’assemblée générale des copropriétaires.
Les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations. Lorsque les travaux ou prestations s’effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondant aux travaux et prestations votés sont comptabilisés au titre de l’exercice au cours duquel les travaux ou prestations sont réalisés.

Les charges comprennent aussi les dépréciations sur créances douteuses à l’encontre des personnes autres que les copropriétaires ; leur estimation est présentée par le syndic et soumise au vote de l’assemblée générale.
Les dépréciations de créances douteuses à l’encontre des copropriétaires sont à constater après avoir mis en œuvre les diligences nécessaires au recouvrement, au moment de la décision de l’assemblée générale de procéder à la saisie immobilière.

. Les produits pour les travaux et opérations exceptionnelles :

Ils comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l'obligation qui leur incombe.
Les produits pour travaux et opérations exceptionnelles sont à constater au titre de l'exercice de leur exigibilité.
Les subventions sont à constater dès leur notification, à l'exception des subventions dont le versement s'effectue sur plusieurs exercices, qui sont à mentionner dans l'état des travaux dès leur notification et inscrites en comptabilité sur le fondement des dispositions prévues par la décision accordant la subvention.

. Les pièces comptables :

Les pièces justificatives, document de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant dix ans, sauf dispositions expresses contraires.
En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces justificatives sont transmis au successeur, le syndic sortant prenant ses propres dispositions afin de conserver les copies des pièces justificatives qu'il estime nécessaires pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient.

. La ventilation des opérations :

Le syndic doit être en mesure de ventiler les sommes exigibles à recevoir de chaque copropriétaire selon les rubriques suivantes :

  • créances sur opérations courantes ;
  • créances sur travaux de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et opérations exceptionnelles ;
  • créances sur avances ;
  • créances sur emprunts obtenus par le syndicat des copropriétaires.

L'assemblée générale des copropriétaires peut décider, pour assurer un meilleur suivi des fonds versés par les copropriétaires, que le syndic procède à la ventilation comptable en quatre sous-comptes selon les rubriques ci-dessus dès l'enregistrement des opérations.

Un rôle comptable accru pour le syndic

Le syndic tient un livre journal et un grand livre des comptes du syndicat.
Le livre journal enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat.
Le grand livre des comptes regroupe l'ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.
Le livre journal et le grand livre des comptes sont cotés sans discontinuité.
Un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.
Des comptabilités auxiliaires peuvent être ouvertes en tant que de besoin.

Le syndic édite deux balances générales des comptes, l'une éditée selon la nomenclature comptable désormais applicable, l'autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux balances sont en concordance.
Les documents comptables sont tenus sans altération et sans blanc. Une écriture erronée est annulée par une écriture contraire.

Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en oeuvre à la date d'arrêté des comptes.

Une nomenclature des comptes

La nomenclature des comptes est constituée par la liste des comptes classés, numérotés et définis par une terminologie et des règles de fonctionnement. (cf l'arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires)


Des règles générales d’utilisation des comptes

Les règles du plan comptable général des entreprises ne peuvent pas être appliquées pour détailler les comptes retenus par ce plan comptable. Lorsque les comptes prévus par la nomenclature ci-dessus ne suffisent pas au syndicat pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, il peut ouvrir toute subdivision nécessaire.
Aucune compensation ne doit être effectuée entre les comptes dont le solde est débiteur et les comptes dont le solde est créditeur.

Les règles des comptes sont détaillées à l’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005

Une information des copropriétaires

Les documents comptables sont établis au nom du syndicat avec l'adresse de l'immeuble. Ils précisent leur contenu et la référence de l'exercice comptable auquel ils se rapportent.
Le syndic tient à disposition, à l'occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires.

Les rubriques utilisées pendant l'exercice pour l'enregistrement des opérations sont reproduites clairement dans les documents dressés pour l'information des copropriétaires.

(1) Article 14-3, deuxième alinéa, de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 relative aux statuts de la copropriété des immeubles bâtis, modifié par la Loi n°2006-872 du 13 juillet 2006, article 92 « ….Toutefois, un syndicat comportant moins de dix lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 Euros, n'est pas tenu à une comptabilité en partie double ; ses engagements peuvent être constatés en fin d'exercice ».