ASTRIA et Vous n°30 > Septembre 2008 |
> La copropriété : le syndic Toute copropriété doit avoir un syndic, qui peut être un professionnel ou un copropriétaire bénévole (cette hypothèse concerne essentiellement les toutes petites copropriétés de moins de dix lots). Le syndic est chargé d'administrer la copropriété au quotidien et d'exécuter les décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires (lire Astria et Vous n° 29 de juillet-août 2008), dont il est le représentant légal par un contrat de mandat à durée déterminée. La désignation du syndic Le vendeur d'un immeuble qui le divise par lots désigne généralement dans le règlement de copropriété un syndic professionnel qui va convoquer la première assemblée générale. Une assemblée générale peut même être convoquée avant même la livraison de l'immeuble si le vendeur a désigné un syndic provisoire, afin que les futurs acquéreurs entérinent les décisions prises dès la livraison. Quoiqu'il en soit, la première assemblée générale doit ratifier la nomination du syndic à la majorité absolue de tous les copropriétaires. Dans l'hypothèse où certains des copropriétaires rejettent la nomination du syndic, l'un ou plusieurs d'entre eux peuvent adresser une requête au président du tribunal de grande instance. Ce dernier désigne alors un syndic provisoire qui va convoquer une nouvelle assemblée dont le but sera de nommer un syndic approuvé par les copropriétaires, à la majorité simple cette fois. Le syndic provisoire gérera la copropriété, le temps que le syndic élu prenne ses fonctions. La nomination d'un syndic en assemblée générale La décision de désignation doit être rédigée de manière à ce qu'il n'existe aucun doute sur l'identité de la personne ayant la qualité de "syndic en exercice" et, à cet effet, de remplir les conditions suivantes : nom, prénom et domicile pour une personne physique, qui ne peut être qu'un des copropriétaires ; forme, dénomination et siège social pour une personne morale. Cette dernière, qui est donc un syndic professionnel, doit avoir impérativement une carte professionnelle délivrée par la préfecture et portant la mention « gestion immobilière ». Le syndic professionnel doit en outre justifier d'une assurance de responsabilité civile et d'une garantie financière. Plus rarement, les copropriétaires peuvent décider de créer un syndic coopératif. Dans ce cas, un membre du conseil syndical est élu à la majorité des membres pour exercer la fonction de syndic et peut être révoqué par ce même conseil. À savoir : lorsque qu'un organisme HLM met en vente un immeuble à usage locatif social lui appartenant, il assume les fonctions de syndic tant qu'il reste propriétaire de logements dans l'immeuble ou le groupe d'immeubles. Le contrat du syndic Avant de choisir un syndic, les copropriétaires ont tout intérêt à comparer les différents prix et prestations et, à cette fin, demander plusieurs devis. Dans les contrats figurent en effet la rémunération prise pour les missions courantes et la rémunération prise pour les missions particulières. Les copropriétaires doivent savoir que certains contrats affichant un forfait intéressant par lot pour les missions courantes se rattrapent souvent sur les missions particulières : le prix de ces prestations particulières diffère en effet d'un syndic à l'autre et certains syndics bornent les missions courantes au minimum. Ainsi, si la liste des missions courantes est limitée et que les autres missions sont toutes soumises à rémunération supplémentaire, les copropriétaires seraient bien avisés de nommer un syndic qui prendra un forfait par lot plus onéreux au départ, mais qui englobera plus de missions particulières. À ce jour, il n'existe en effet aucune liste légale de missions courantes ou particulières et chaque syndic fixe lui-même les honoraires des prestations courantes et des prestations particulières. Suite à des facturations abusives de certains syndics d'immeubles, une liste des prestations de base a été établie en septembre 2007 par le Conseil national de la consommation (CNC), qui doit être incluse dans le forfait annuel facturé par les syndics de copropriété. Vous pouvez retrouver ces recommandations en cliquant sur les liens suivants :
Il semble que pour le moment, l'effort des syndics pour se conformer à cette liste reste insuffisant. C'est la raison pour laquelle le secrétaire d'État chargé de la consommation et du tourisme a demandé aux syndics professionnels de prendre les mesures appropriées pour assurer la mise en uvre effective de l'avis du CNC dès le mois d'avril 2008. Un bilan doit être fait à la fin de l'année 2008 et le secrétaire d'État affirme dans une réponse parlementaire publiée au Journal Officiel du 5 août 2008 que l'adoption d'un texte normatif sera envisagée. ( http://www.questions.assemblee-nationale.fr/ - question n° 25689 ) La rémunération du syndic se calcule en fonction des missions courantes et des missions particulières. Concernant les missions courantes, qu'il faut justement déterminer comme telles, le prix est en principe forfaitaire. Les prestations particulières qui ne sont pas comprises dans le forfait sont facturées en plus selon un barème qui varie selon les syndics. C'est l'assemblée générale, à la majorité absolue, qui statue sur la rémunération du syndic. Cette rémunération a souvent été négociée au préalable par le syndicat des copropriétaires. Concernant les missions particulières, elles sont calculées en générale sur la base d'un tarif horaire, variable selon la nature de la prestation. Elles peuvent également être forfaitaires. Enfin, pour des travaux exceptionnels, tel un ravalement, le syndic a plusieurs tâches à accomplir : devis, appel de fonds, commande des travaux, suivi et réception des travaux. L'assemblée générale peut négocier les honoraires du syndic, puisque le travail spécifique effectué par ce dernier n'est pas forcément proportionnel aux travaux. De même, le travail fait par le conseil syndical en lieu et place du syndic peut faire baisser le montant des honoraires. Le rôle du syndic Le rôle du syndic est de gérer la copropriété au quotidien et d'exécuter les décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires. En premier lieu, le syndic a pour mission d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation et à son entretien. Ainsi il conclut, pour le compte du syndicat, divers contrats de maintenance. Il s'assure de l'approvisionnement en combustible, de faire respecter les dispositions du règlement de copropriété et enfin de procéder au menues réparations. Il ouvre un compte bancaire ou postal au nom du syndicat, où il verse toutes les provisions reçues des copropriétaires. Il est également mandaté tacitement par l'assemblée générale pour la recherche de termites, d'amiante, de plomb dans les parties communes et aussi de l'entretien des ascenseurs. Il peut aussi engager le personnel, établir les contrats de travail, effectuer les déclarations sociales et s'occuper aussi des licenciements. Il tient à jour la liste des copropriétaires et conserve les archives de la copropriété ainsi que le carnet d'entretien de l'immeuble. Il établit le budget prévisionnel et les comptes du syndicat, qui sont soumis au vote de l'assemblée générale. C'est lui qui établit l'ordre du jour de l'assemblée générale et qui l'organise au moins une fois par an. Il en rédige le procès-verbal et l'adresse aux copropriétaires défaillants ou opposants. En second lieu, il ne peut exécuter que les travaux décidés par l'assemblée générale, sauf cas d'urgence et quand ces derniers excèdent les travaux d'entretien courant. Dans cette hypothèse, il fait procéder aux travaux mais avertit dans le même temps les copropriétaires et les convoque à une assemblée générale. Toujours concernant les travaux, il soumet au vote de l'assemblée au moins une fois tous les trois ans le versement de provisions spéciales pour faire face aux travaux prévisibles dans les trois ans à venir, mais qui ne sont pas encore votés. Enfin, il représente le syndicat en justice et dans tous les actes civils concernant la copropriété. Cette représentation ne nécessite pas l'accord préalable de l'assemblée lorsqu'elle concerne par exemple le fait de recouvrir des créances, telles que des charges impayées par exemple ou lorsqu'il s'agit de procédure d'urgence telle qu'une mesure de sauvegarde de l'immeuble. Pour toutes les autres actions en justice, l'accord préalable de l'assemblée générale est nécessaire. La responsabilité du syndic Étant mandataire des copropriétaires, le syndic est responsable des fautes commises par lui dans sa gestion, civilement comme pénalement qu'il soit syndic professionnel ou syndic bénévole :
Lorsque le syndic est bénévole, les tribunaux sanctionnent en général moins lourdement les fautes commises. La durée des fonctions du syndic Le mandat du syndic élu par l'assemblée générale est de trois ans maximum, mais il n'y a pas de limite à son renouvellement si les deux parties sont d'accord. La durée du mandat doit figurer dans le contrat du syndic et être votée par l'assemblée générale. L'indication de la date de début et au moyen d'une formule du type "le syndic est nommé pour une durée de année(s), qui commencera le pour se terminer le après l'assemblée générale ayant statué sur les comptes de l'exercice..." est plus sécurisante. Le mandat prend fin dès que la durée prévue au contrat est écoulée. Lors de la même assemblée, les copropriétaires doivent prendre la précaution d'avoir mis à l'ordre du jour la nomination d'un nouveau syndic et d'indiquer les conditions de la révocation ou de la démission du syndic. Lorsque le mandat du syndic a pris fin, ce dernier ne peut directement ou indirectement être reconduit d'une manière tacite ou automatique. Lors du renouvellement de son contrat de syndic, les conditions du contrat peuvent faire l'objet d'une renégociation. Révocation ou démission du syndic Pendant la durée de son mandat, le syndic peut être révoqué à la majorité absolue lors d'une assemblée générale. Cependant, le syndicat doit apporter la preuve que le motif de cette révocation est du à une faute ou à une négligence grave imputable au syndic. À défaut, ce dernier peut demander des dommages et intérêts au syndicat des copropriétaires pour rupture abusive de contrat. Lors de la même assemblée, les copropriétaires doivent prendre la précaution d'avoir mis à l'ordre du jour la nomination d'un nouveau syndic et d'indiquer les conditions de la révocation ou de la démission du syndic. Par exemple : expiration du mandat non renouvelé, retrait de la carte préfectorale, dissolution du syndicat des copropriétaires ou encore démission volontaire du syndic en place. La démission du syndic doit être motivée car sinon, le syndicat peut demander en justice des dommages et intérêts. En outre, dans l'hypothèse où le syndic démissionne sans avoir organisé une nouvelle assemblée générale avec à l'ordre du jour la désignation d'un nouveau syndic, le syndicat peut demander au tribunal de grande instance la désignation d'un administrateur provisoire qui convoquera en premier lieu une nouvelle assemblée afin que soit désigné un nouveau syndic. L'ancien syndic doit transmettre au nouveau syndic toutes les pièces en sa possession (les archives de l'immeuble, le carnet d'entretien, ), mais également les factures ainsi que les éléments nécessaires à la continuité du paiement des rémunérations des employés de l'immeuble, le cas échéant. Enfin l'ancien syndic remet, dans le délai d'un mois au plus tard après la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie ainsi que la totalité des fonds immédiatement disponible. Il transmet aussi à son remplaçant, dans le délai de deux mois, le solde des fonds après apurement des comptes. À savoir : dans le cas de la nomination d'un nouveau syndic, il est conseillé de prévoir un mandat limité à une année de manière à « tester » ce syndic avant de s'engager pour une période plus longue. |